„Digitale Arbeitszeit“ ist ein System zur Arbeitszeiterfassung direkt in Ihrer WordPress-Website.
Mitarbeitende buchen ihre Arbeitszeit über ein Dashboard, das Personalmanagement behält den Überblick und kann
Auswertungen und Exporte durchführen.

• Mitarbeitende starten und beenden ihre Schichten sowie Pausen selbst.
• Das Personalmanagement sieht alle Zeiten, kann sie filtern und bei Bedarf korrigieren.
• Arbeitszeiten werden pro Betriebsstätte und Mitarbeiter dokumentiert.
• Daten können als CSV-Datei exportiert werden, z. B. für Lohnbüro oder Steuerberatung.
• Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl von Betriebsstätten oder Mitarbeitenden.

Das Plugin arbeitet mit klar getrennten Rollen. So ist immer eindeutig, wer welche Aufgaben im System übernimmt.

Mitarbeiter*innen

• Loggen sich über die Arbeitszeit-Seite ein.
• Starten und beenden ihre Schichten.
• Starten und beenden Pausen.
• Sehen ihre eigenen Arbeitszeiten in der Übersicht.
• Können – je nach Einstellung – ihre Zeiten als CSV exportieren.

Personal Management

• Sieht alle Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden.
• Kann nach Mitarbeiter, Betriebsstätte und Zeitraum filtern.
• Kann Schichten korrigieren (z. B. Anfangs- oder Endzeiten anpassen).
• Verwaltet Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sonstiges).
• Verwaltet Betriebsstätten und Benutzer.
• Steuert Einstellungen wie Aufbewahrungsdauer und Warnhinweise.

Administrator*innen

• Installieren und aktivieren das Plugin.
• Richten Menüs, Seite und grundlegende Einstellungen ein.
• Haben Zugriff auf alle Funktionen des Plugins.

Nach der Aktivierung des Plugins empfehlen wir, die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge durchzuführen.

1. Arbeitszeit-Seite anlegen
   Erstellen Sie eine neue Seite, zum Beispiel „Arbeitszeit“, und fügen Sie dort den Shortcode
   [arbeitszeit_dashboard] ein. Diese Seite ist der zentrale Einstieg für Login und Dashboard.
2. Betriebsstätten anlegen
   Öffnen Sie im WordPress-Backend den Menüpunkt
   „Digitale Arbeitszeit → Betriebsstätten“ und legen Sie alle Standorte an, an denen gearbeitet wird.
3. Mitarbeitende anlegen
   Unter „Digitale Arbeitszeit → Benutzer“ legen Sie neue Benutzer an oder ergänzen vorhandene.
   Weisen Sie jedem Benutzer eine Rolle (z. B. „Mitarbeiter*in“ oder „Personal Management“) und die passende Betriebsstätte zu.
4. Einstellungen prüfen
   Unter „Digitale Arbeitszeit → Einstellungen“ bestimmen Sie,
   wie lange Daten aufbewahrt werden und ob Warnungen für lange Arbeitszeiten aktiv sind.
5. Systemstatus ansehen
   Unter „Digitale Arbeitszeit → Systemstatus“ sehen Sie eine Übersicht, ob Tabellen und Hintergrundaufgaben korrekt eingerichtet sind.

Anmeldung

• Mitarbeitende rufen die Arbeitszeit-Seite auf (z. B. /arbeitszeit/).
• Sie melden sich mit Benutzername/E-Mail und Passwort an.
• Bei Bedarf kann über „Passwort vergessen“ ein neues Passwort angefordert werden.

Arbeitszeit buchen

• Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wählt die passende Betriebsstätte aus.
• Mit einem Klick auf „Schicht starten“ beginnt die Arbeitszeit.
• Für Pausen gibt es eigene Schaltflächen wie „Pause starten“ und „Pause beenden“.
• Am Ende des Arbeitstages wird die Schicht mit „Schicht beenden“ abgeschlossen.

Eigene Zeiten ansehen

• Im Dashboard werden die eigenen Schichten in Tabellenform angezeigt.
• Es gibt Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten, je nach Anzeigeeinstellung.
• Bei aktivierten Warnungen sieht die Person Hinweise, wenn Grenzen überschritten werden.

Eigene Zeiten exportieren

• Je nach Einrichtung kann es eine Schaltfläche geben, um die eigenen Zeiten als CSV-Datei zu exportieren.
• Die Datei lässt sich zum Beispiel für Gespräche mit Vorgesetzten oder für eigene Unterlagen verwenden.

Verwaltungs-Dashboard öffnen

Personen mit der Rolle „Personal Management“ können über die Arbeitszeit-Seite in einen Verwaltungsmodus wechseln.
Dort sehen sie alle Arbeitszeiten in einer erweiterten Übersicht.

Arbeitszeiten auswerten

• Filter nach Mitarbeitenden, Betriebsstätten und Zeitraum.
• Listenansicht mit Beginn, Ende, Dauer und Pausen.
• Summenansichten für Tage und Zeiträume.

Zeiten korrigieren

• Schichten können bei Bedarf korrigiert werden, z. B. wenn jemand vergessen hat zu buchen.
• Änderungen werden mit Kommentar dokumentiert und im Protokoll vermerkt.

Abwesenheiten verwalten

• Im Verwaltungs-Dashboard können Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder andere Gründe erfasst werden.
• Abwesenheiten werden für die jeweilige Person und den Zeitraum gespeichert.
• So entsteht eine gemeinsame Übersicht über Anwesenheit und Abwesenheit.

Monatliche E-Mail-Berichte (optional)

• Für einzelne Mitarbeitende kann eingestellt werden, dass sie monatlich eine E-Mail mit ihren Zeiten als CSV erhalten.
• Diese Funktion eignet sich für Personen, die regelmäßig einen eigenen Nachweis benötigen.

Aufbewahrungsdauer

In den Einstellungen legen Sie fest, wie viele Jahre Arbeitszeitdaten und bestimmte Protokolle im System
verbleiben, bevor ältere Einträge automatisch gelöscht werden.

• Die Dauer wird in ganzen Jahren angegeben.
• Das Plugin sorgt im Hintergrund dafür, dass ältere Daten nach Ablauf dieser Zeit entfernt werden.

Warnsystem für lange Arbeitszeiten

Das Warnsystem weist darauf hin, wenn eingegebene Arbeitszeiten bestimmte Grenzen überschreiten.
Es handelt sich um technische Hinweise, nicht um eine rechtliche Bewertung.

• Sie können das Warnsystem ein- oder ausschalten.
• Sie legen ein tägliches Stundenlimit fest (z. B. 8, 9 oder 10 Stunden).
• Sie legen ein wöchentliches Stundenlimit fest (z. B. 40 oder 48 Stunden).
• Bei aktivem System werden im Dashboard Hinweise angezeigt, wenn diese Werte überschritten werden.

Betriebsstätten

• Anlage und Bearbeitung erfolgen unter „Digitale Arbeitszeit → Betriebsstätten“.
• Für jede Betriebsstätte können Name, Adresse und Kontaktdaten hinterlegt werden.
• Die Anzahl der Betriebsstätten ist im System nicht künstlich begrenzt.

Benutzer

• Unter „Digitale Arbeitszeit → Benutzer“ legen Sie neue Personen an oder bearbeiten bestehende Benutzer.
• Sie vergeben Rollen (z. B. „Mitarbeiter*in“ oder „Personal Management“).
• Sie ordnen Benutzer den passenden Betriebsstätten zu.
• Beim Anlegen neuer Benutzer können automatisch E-Mails mit einem Link zum Setzen des Passworts versendet werden.

Urlaubskontingente

• Für Mitarbeitende können Jahresurlaub und übertragene Urlaubstage hinterlegt werden.
• Diese Werte werden bei der Anzeige von Urlaub und Abwesenheiten berücksichtigt.

Export für Personalmanagement

• Im Verwaltungs-Dashboard können Arbeitszeiten gefiltert und als CSV heruntergeladen werden.
• Die CSV-Datei eignet sich zur Weitergabe an Lohnbüro, Steuerberatung oder interne Auswertungen.

Export für Mitarbeitende

• Mitarbeitende können – je nach eingerichteten Funktionen – eigene Zeiten als CSV-Datei exportieren.
• So behalten sie ihre persönlichen Arbeitszeiten im Blick.

Monatliche CSV-E-Mails (optional)

• Für bestimmte Mitarbeitende können monatliche E-Mails mit einem CSV-Anhang eingerichtet werden.
• Diese E-Mails enthalten die Arbeitszeiten des vergangenen Monats.

Unter „Digitale Arbeitszeit → Systemstatus“ erhalten Sie eine technische Übersicht, ohne selbst in die Technik einsteigen zu müssen.

• Prüfen Sie, ob alle benötigten Tabellen vorhanden sind.
• Sehen Sie, ob Hintergrundaufgaben für Aufbewahrung und automatische Schließung aktiv sind.
• Kontrollieren Sie, ob die benötigten Rollen im System vorhanden sind.

Wenn hier Probleme angezeigt werden, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass die Installation oder Konfiguration angepasst werden muss.

„Ich sehe keine Betriebsstätten.“

• Prüfen Sie im Backend, ob Betriebsstätten angelegt wurden.
• Stellen Sie sicher, dass der Benutzer einer Betriebsstätte zugeordnet ist.

„Login funktioniert, aber ich sehe kein Dashboard.“

• Kontrollieren Sie, ob die Seite mit dem Shortcode [arbeitszeit_dashboard] existiert.
• Prüfen Sie, ob sich der Benutzer auf dieser Seite befindet (z. B. /arbeitszeit/).

„Exporte sind leer.“

• Prüfen Sie den gewählten Zeitraum im Filter.
• Kontrollieren Sie, ob in diesem Zeitraum tatsächlich Arbeitszeiten erfasst wurden.

„Ich möchte eine Funktion ergänzen lassen.“

Erweiterungswünsche können über folgende Seite eingereicht werden:


Änderungswünsche zu „Digitale Arbeitszeit“ einreichen


Bitte beachten Sie, dass nicht jeder Wunsch umgesetzt werden kann und die Umsetzung von verfügbarer Zeit abhängt.